Wie Evelyn Klieber als Einzelkanzlei mehr Mandanten bearbeiten kann

Um als Selbstständige ohne Mitarbeiter:innen flexibel und ortsunabhängig agieren zu können, strebte Evelyn Klieber bereits von Beginn an die Digitalisierung ihrer Kanzlei an.

Die Korrespondenz mit ihren Mandanten erwies sich dabei als Hürde, denn der Austausch erfolgte zunächst weitgehend analog. Die Kommunikation per Post war nicht nur zeitintensiv, sondern brachte zunehmend auch logistische Probleme mit sich. Outlook helfe zwar, die Portokosten und den immensen Verbrauch an Papier zu reduzieren, doch die Unstrukturiertheit bleibe. Zudem seien bei der Nutzung datenschutzrechtliche Probleme nicht auszuschließen, so Klieber.

Bei der Nutzung von Datev stört die Steuerberaterin die Unübersichtlichkeit. Das Programm sei grundsätzlich gut, biete jedoch oft Raum für Fehlerquellen. Lösungsversuche über die Servicehotline oder Hilfeseiten gestalten sich meist kompliziert und langwierig. Zudem würde über Serverprobleme nur unzulänglich informiert werden und die Preise seien undurchsichtig.

Bei Steuerboard sind alle Wege viel kürzer, meint Klieber. Das gelte nicht nur für die Kommunikation, sondern auch für die Implementierung. Vom Erstgespräch bis zur Installation sei weniger als eine Woche vergangen. Dabei überzeuge auch die Transparenz, denn Preise sind sichtbar auf der Seite platziert und bei Serverproblemen werden Anwender:innen direkt benachrichtigt.

Evelyn Klieber nutzt Steuerboard vorrangig, um sicher und zentral Nachrichten und Dateien mit ihren Mandanten auszutauschen. Da der Informationswechsel seit Implementierung ausschließlich über die Plattform läuft, haben sich Prozesse vielfach beschleunigt.

Je nach Belegmenge minimiert sich der zeitliche Aufwand im Vergleich zu analogen Vorgängen um 30 bis 50%. Unterschriften werden über die digitale Signatur eingeholt, E-Mail Benachrichtigungen erinnern automatisch an Fristen. Für beide Seiten bleibt der Austausch dabei jederzeit transparent.

“Bei analoger Kommunikation wissen die Mandanten zum Teil selber nicht, was sie einem gegeben haben an Dokumenten, weil keine Kopie da ist. Wenn sie es ordentlich, digital und datenschutzsicher übergeben, bleibt es nachweisbar.” Klieber sieht dabei auch ein verändertes Verhalten aufseiten der Mandanten, denn Belege werden in der Regel gleich digitalisiert und eingereicht.

Für Steuerberater:innen sind Softwareprodukte Bestandteil ihrer täglichen Arbeit. Für die Mandanten hingegen gestaltet sich eine Einarbeitung in die Programme oftmals schwierig, meint Klieber. Bei Steuerboard überzeugt die intuitive Handhabung - nicht nur für sie selbst, sondern besonders auch für ihre Mandanten.

Es bedarf keiner Schulung und Einstellungen können eigenständig verwaltet werden. Gerade wegen der einfachen Benutzeroberfläche haben die Mandanten die Umstellung positiv aufgefasst.

Manche Neumandanten begegnen der Zusammenarbeit über Steuerboard anfänglich skeptisch, doch das lege sich bereits nach kurzer Zeit. In solchen Fällen müsse man standhaft bleiben und das ein oder andere unangenehme Gespräch in Kauf nehmen. Dazu gehöre Mut, aber auf langfristige Sicht lohnt sich die Digitalisierung, sagt die Steuerberaterin. “Und mal ganz ehrlich, will man wirklich noch die Kanzlei sein, die mit einer Handakte im Regal arbeitet?”