Wie die Kanzlei jeden Monat 10 neue Mandanten aufnehmen kann

Für den Dokumentenaustausch mit ihren Mandanten setzte die Kanzlei vornehmlich auf analoge Prozesse. Bescheide gingen postalisch ein und aus. Steuererklärungen und Abschlüsse wurden gedruckt, händisch unterschrieben und anschließend als gebundene Ausgaben verwahrt.

In die Bearbeitung der Papierunterlagen waren in der Regel mehrere Stationen der Kanzlei involviert. Die Vorbereitung gedruckter Ausgaben verschlang nicht nur Arbeitszeit, sondern erwies sich zunehmend als ineffizient. Da Banken und andere Externe Dokumente verstärkt in digitalem Format anfordern, mussten gedruckte Ausgaben nachträglich digitalisiert werden.

Über DATEV Software arbeitete JRH Wirtschaftstreuhand bereits digital mit ihren Mandanten zusammen. Für den Dateiaustausch suchte die Kanzlei nach einem alternativen Anbieter mit übersichtlichem Aufbau.

Bei Steuerboard überzeugt Alexander Kimmerle-Weberruß die strukturierte Gliederung und das minimalistische Design. Das Portal sei intuitiv zu bedienen und verständlich, was den Zugang für Angestellte und Mandanten erleichtert.

Cornelius Ziegler sieht im Support und der Feedback-Reaktion wesentliche Vorteile. Bei anderen Tools fehle es zumeist an schneller Rückmeldung oder konstruktiver Hilfestellung. Zudem ist Steuerboard für jede Idee offen und setzt diese schnellstmöglich um, so Ziegler.

Über Steuerboard kann die Kanzlei sicher und DSGVO-konform Auswertungen hinterlegen und Dokumente mit ihren Mandanten austauschen. Unterlagen werden zentral gespeichert und stehen jederzeit digital verfügbar. Auf Anfrage können diese schnell und unkompliziert weitergeleitet werden.

Manche Vorteile haben sich zudem erst aus der Nutzung ergeben und nicht, weil aktiv nach einer Lösung gesucht wurde, sagt Cornelius Ziegler. Die digitale Signatur sei ein wertvolles Benefit und zählt mittlerweile zu den meistgenutzten Features.

Gerade bei größeren Unternehmen mache sich die Zeitersparnis bemerkbar. Da mit der Digitalisierung alle mit dem Druck verbundenen Prozesse wegfallen, wird der Arbeitsaufwand enorm reduziert.

Durch die Zeitgewinnung werden wertvolle Kapazitäten freigesetzt, die in neue Mandate fließen. Seit Einführung von Steuerboard kommen monatlich bis zu zehn Neumandate hinzu - bei gleicher Teamgröße.

Der Plattform sei man zunächst skeptisch begegnet. Bei Unsicherheiten hilft es, die Mandanten an die Hand zu nehmen und durch die verschiedenen Funktionen des Portals zu führen, meint Alexander Kimmerle-Weberruß. Das Interesse und die Begeisterung kommen dann meist von ganz allein.

Nur wenige lehnen den digitalen Austausch ab und bestehen weiterhin auf die Papierform. Gerade bei langjährigen Geschäftsbeziehungen gestalte sich der Umstellungsprozess schwieriger, weil Strukturen oftmals festgefahren sind. Die Motivation der Angestellten spiele dann eine wichtige Rolle.

Letztlich entscheide die persönliche Einstellung des Mandanten. Entweder ist er offen für Neues oder er will weiterhin Papier, so der Steuerberater. Bei JRH Wirtschaftstreuhand zeichnet sich eine positive Tendenz ab - rund 90 Prozent nutzen gegenwärtig aktiv Steuerboard.