Wie Frank Bischof die Digitalisierung seiner Kanzlei weiter vorantreibt

Frank Bischof und sein Team bewegen sich längst in einer digitalen Landschaft. Angestoßen durch das Thema Arbeitszeitverkürzung setzt die Kanzlei seit 2022 auf Digitalisierung und Automatisierung.

Die Ursprungsfrage, wie bestehende Arbeitsprozesse effizienter gestaltet und optimiert werden können, führte zu einer umfassenden Analyse aller Kanzleiprozesse. Dabei wurden Schwächen identifiziert und Hürden in den Abläufen herausgefiltert.

Im Bereich Buchhaltung erwies sich die Kommunikation mit Mandanten als größter Zeitfresser. Anfragen über Mail wurden zumeist nur unvollständig oder verspätet beantwortet. Auf beiden Seiten fehlte es an Übersichtlichkeit über offene Themen. Wiederholte Rückfragen und fehlende Belege verzögerten die gesamte Abwicklung.

Durch die Zentralisierung bei Steuerboard verläuft die Interaktion viel flüssiger, sagt Frank Bischof. Die Plattform biete sowohl der Kanzlei als auch den Mandanten einen Überblick über offene Angelegenheiten und fehlende Unterlagen. Steuerboard unterstütze dabei, sich selbst und den Arbeitsalltag zu organisieren. Mithilfe von Fristen und automatischen Erinnerungen könne Präsenz geschaffen und der Austausch erleichtert werden.

Auch für die interne Zusammenarbeit eröffnet die Plattform neue Möglichkeiten, so der Steuerberater. Gerade im Falle einer Vertretung oder bei größeren Projekten könne das Tool die Organisation und Einarbeitung vereinfachen.

Eine große Arbeitserleichterung sieht das Team in der digitalen Signatur. Manuelle Unterschriftsvorgänge waren nicht nur umständlich, sondern auch ressourcenintensiv. “Ausdrucken, tackern, scannen - das alles fällt jetzt weg.” Über Steuerboard können Unterschriften schnell digital eingeholt werden, was Austauschprozesse beschleunigt und die Ablage minimiert.

Gleichzeitig setzt die Kanzlei im Bereich Buchhaltung verstärkt auf Monitoring. Vermehrte Rückfragen und Beleganforderungen seien nicht Bestandteil der Buchhaltung, sondern eine kostenpflichtige Zusatzleistung. Durch Steuerboard ist eine transparente Messbarkeit beim Belegmanagement möglich, meint Frank Bischof. Das motiviere die Mandanten, die Buchführung vollständig einzureichen und bei Rückmeldungen schnell zu reagieren.

Sowohl bei den Angestellten als auch bei den Mandanten ist das Feedback zu Steuerboard positiv. Auf Kanzleiseite sei es hilfreich gewesen, das Tool erst bei einzelnen Mitarbeiterinnen einzuführen und ihre Erfahrungen anschließend mit dem gesamten Team zu teilen. Auch bei den Mandanten habe man sich zunächst auf solche mit entsprechender Bereitschaft fokussiert und schrittweise ausgeweitet.

Aus unternehmerischer Perspektive empfiehlt Frank Bischof, Kanzleiprozesse erst zu reflektieren und basierend auf den Ergebnissen nach passenden Lösungen zu suchen. Er selbst habe sich bewusst gegen zu große und mächtige Marktanbieter entschieden.

Steuerboard überzeuge einerseits wegen seines eleganten, übersichtlichen Designs und andererseits durch den engen Austausch bei der Entwicklung und die schnelle Support-Reaktion. Mit Follow-Up-Gesprächen bleibe stets Raum für Austausch und die Einführung in neue Features.